Πώς να αναθέσετε εργασίες στους εικονικούς βοηθούς σας;

Οι επιχειρηματίες έχουν ένα αυστηρό πρόγραμμα εργασίας, το οποίο τους δυσκολεύει πολύ να δίνουν ίσο χρόνο σε όλες τις λειτουργίες των startups τους. Η επιτυχία της επιχείρησής τους εξαρτάται από την ιεράρχηση βασικών εργασιών και την ανάθεση δευτερευουσών σε απομακρυσμένους εργαζόμενους που βρίσκονται σε λιγότερο ανεπτυγμένες χώρες. Τους βοηθά να εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα, καθώς η πρόσληψη των εσωτερικών ειδικών είναι πολύ δαπανηρή.

Στην αρχή, ορισμένοι επιχειρηματίες προσπαθούν να εκτελέσουν κάθε εργασία μόνοι τους, όπως να παρακολουθούν συναντήσεις, να απαντούν σε email, να διαχειρίζονται περιεχόμενο και να δημοσιεύουν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Όμως, με τον καιρό, όλα γίνονται συντριπτικά και αρχίζουν να έχουν κακή απόδοση στις περισσότερες από τις δραστηριότητες. Απαιτεί την ανάθεση ορισμένων εργασιών σε εικονικούς βοηθούς όπως:

  1. Διαχείριση (διαχείριση email, διαχείριση επαφών, τιμολόγηση, διαχείριση ταξιδιών, προγραμματισμός, παρακολούθηση έργου, διαχείριση εξόδων)
  2. Ερευνα
  3. Επιμέλεια
  4. IT & Design
  5. Ψηφιακό μάρκετινγκ

Τώρα θα συζητήσουμε πώς μπορείτε να αναθέσετε εργασίες στους εικονικούς βοηθούς σας VA για να έχετε τα καλύτερα αποτελέσματα:

Προσδιορίστε πρώτα τις εργασίες

Το πρώτο πράγμα που θα πρέπει να κάνετε είναι να προσδιορίσετε ποιες εργασίες θα κάνετε μόνοι σας και ποιες θα αναθέσετε στους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας. Επιστρατεύστε όλες τις καθημερινές σας εργασίες και αναθεωρήστε καθεμία από αυτές. Είναι καλύτερα να ξεκινήσετε με εκείνες τις δραστηριότητες που απαιτούν τον περισσότερο χρόνο σας. Θα βοηθούσε εάν κρατούσατε όλα τα καθήκοντα γραφείου που σχετίζονται με τη γραφειοκρατία στην κορυφή της λίστας σας. Ένας άλλος κρίσιμος παράγοντας για να αποφασίσετε ποια καθήκοντα θα αναθέσετε βασίζεται στη σημασία τους. κρατήστε όλες τις κύριες λειτουργίες για τον εαυτό σας και αναθέστε δευτερεύουσες σε άλλους.

Ορίστε ξεκάθαρες προσδοκίες

Αφού προσδιορίσετε τις εργασίες και αναθέσετε ορισμένες από αυτές στους ανεξάρτητους εικονικούς βοηθούς σας, είναι καλύτερο να θέσετε ξεκάθαρες προσδοκίες από την αρχή. Περιλαμβάνει τον καθορισμό βασικών στοιχείων όπως ώρες εργασίας, αναφορές, κανάλια επικοινωνίας, προθεσμίες και άλλα. Η διεξαγωγή αυτής της δραστηριότητας θα βοηθήσει τους VA σας να θέσουν τις προτεραιότητές τους ακριβώς στην αρχή της ημέρας και να ολοκληρώσουν τις εργασίες τους σύμφωνα με το πρόγραμμα. Θα τους βοηθήσει επίσης να γνωρίσουν τις διαδικασίες της εταιρείας σας και να προσαρμοστούν στην κουλτούρα της σε χρόνο μηδέν.

Χρησιμοποιήστε ισχυρές μεθόδους επικοινωνίας

Η εργασία σε διαφορετικές ζώνες ώρας παρουσιάζει ταυτόχρονα μεγάλο αριθμό προκλήσεων. Η επικοινωνία είναι κρίσιμος παράγοντας για την επιτυχία κάθε επιχείρησης. Όταν πρόκειται για μια απομακρυσμένη ρύθμιση, παίζει ακόμη σημαντικό ρόλο, αν και η σύγχρονη τεχνολογία έχει διευκολύνει τη συνομιλία με τους απομακρυσμένους υπαλλήλους σας μέσω διαδικτυακών μηνυμάτων και κλήσεων ήχου και βίντεο.

Η διατήρηση επαφής με τους εργαζομένους σας τους βοηθάει να είναι ενήμεροι μέσω τακτικών συναντήσεων και να βοηθούν τους VA να παρακολουθούν την απόδοσή τους μέσω συνεδριών καθοδήγησης ένας προς έναν. Η συνεχής επικοινωνία δίνει στους εικονικούς βοηθούς σας την εντύπωση ότι τους θεωρείτε κρίσιμο μέρος της επιχείρησής σας και ότι είναι απαραίτητοι για την επιτυχία της επιχείρησής σας.

Ορίστε Προθεσμίες

Ρυθμίστε σταθερά χρονικά πλαίσια και προθεσμίες για την ολοκλήρωση διαφόρων εργασιών, όπως η παραγωγή περιεχομένου, το μάρκετινγκ μέσω email, η εισαγωγή δεδομένων, η βελτιστοποίηση μηχανών αναζήτησης και άλλα, για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις VA που έχετε αναθέσει σε εξωτερικούς συνεργάτες. Θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε την πρόοδο των εικονικών βοηθών σας όταν υπάρχουν σαφείς προθεσμίες.

Δώστε τακτικά σχόλια

Σε αντίθεση με το προσωπικό σας, με το οποίο μπορείτε να μιλάτε τακτικά πρόσωπο με πρόσωπο, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι θα χρειάζονται συνεχή ανατροφοδότηση από εσάς, ώστε να γνωρίζουν πώς τα πάνε στις καθημερινές τους εργασίες. Μπορείτε να τους βάλετε πίσω για τις εξαιρετικές προσπάθειές τους και μπορείτε επίσης να τους προτείνετε πώς μπορούν να αποδώσουν καλύτερα.

Η ανάθεση ορισμένων από τις επιχειρηματικές σας δραστηριότητες σε VA απομακρυσμένης εργασίας είναι μια δύσκολη προσπάθεια. Ωστόσο, με τις οδηγίες που αναφέρθηκαν παραπάνω, είστε βέβαιοι ότι θα αξιοποιήσετε στο έπακρο τους εικονικούς βοηθούς σας.

Αρμόδιες πλατφόρμες εργαζομένων Remote όπως αυτή η πλατφόρμα που στοχεύει να συνδέσει επιχειρηματίες και νεοφυείς επιχειρήσεις με εξαιρετικά αποδοτικούς απομακρυσμένους εργαζόμενους, όπως εικονικούς βοηθούς, εκπροσώπους υποστήριξης πελατών, συγγραφείς περιεχομένου και άλλους παρέχοντάς τους έναν πλήρως λειτουργικό χώρο γραφείου.